Le Projet ASSOCIATIONS & TIC

L'accompagnement des associations à la conquête du numérique

Les associations et petites structures de l'ESS sont confrontées à de nombreuses problématiques liées à la maîtrise d'outils numériques, pour gérer et développer leurs activités et pour répondre à des exigences externes telles que des demandes de subventions ou des démarches en ligne pour la gestion quotidienne de leur structure. De plus elles ont des difficultés pour exprimer leurs besoins, établir un diagnostic de leur situation, utiliser correctement les outils dont elles disposent, choisir les outils pertinents et en assurer la prise en main par tous les acteurs associatifs.

L'objectif général du projet Associations & TIC est de développer des services d'accompagnement dédiés aux associations afin de choisir et maîtriser les outils numériques, si possible libres et écoresponsables, nécessaires à leur bon fonctionnement et en harmonie avec les valeurs qu'elles défendent. Ce projet fait désormais partie intégrante du projet OSCARTES.

Pour ce faire, ce projet met en œuvre une démarche de co-construction impliquant des pratiques collaboratives et coopératives, l'intelligence collective et l’animation d’une communauté créée autour du projet. Par ailleurs, il cherche à optimiser des solutions existantes et permettre une interaction entre elles afin de minimiser les coûts de développement informatiques tout en favorisant la capitalisation des retours d'expérience, notamment grâce au réseau PANA.

Le projet Associations & TIC est porté par le PôleS NOE avec le soutien moral et financier du Département de l'Essonne.
L'objectif général de cette première phase était de construire et valider le bien fondé du prototype d'une boîte à outils permettant à chaque association de se composer une solution numérique "à la carte" tenant compte de ses spécificités grâce à un partenariat fructueux avec trois associations : l'Union des associations des Ulis (UAU), l'association HABITAT & TIC et l'association OSE ZD (Ose Zéro Déchet).
La méthodologie retenue s’est révélée efficace et a permis d'atteindre les objectifs initialement prévus suivants :
- Identifier les besoins et les priorités et choisir les outils pertinents
Des ateliers collectifs ont été régulièrement suivis par des représentant⋅es des trois associations partenaires.
- Valider, adapter les outils et permettre leur appropriation
Les responsables des associations partenaires ont participé à des ateliers individualisés au sujet de deux outils :
  • Nextcloud (stocker, organiser, partager des documents et travailler ensemble) a été utilisé pour gérer et partager la documentation du projet. Cet outil a également permis à l'association Ose ZD de définir la gestion des droits et l'arborescence de fichiers en tenant compte de l’évolution de l'association depuis sa création et de sa stratégie d’évolution. Le Conseil d'administration d'Ose ZD l'utilise maintenant quotidiennement.
  • Garradin (gérer ses adhérents et sa comptabilité associative) a été personnalisé pour l'UAU pour tenir compte des spécificités de la gestion de ses adhérents, grâce à l'accompagnement de l'association HABITAT & TIC qui maîtrisait l'outil avant le début du projet. Cet outil a également permis de générer les documents comptables, dont le bilan et le compte de résultat, conformes au formalisme attendu par les financeurs pour l'association HABITAT & TIC.
Deux autres outils ont également été retenus lors des ateliers collectifs :
  • BigBlueButton (se réunir à distance) a été utilisé tout au long du projet pour l’organisation des réunions ne pouvant être organisées en présentiel, principalement en raison du contexte sanitaire. Cet outil nécessite des tests supplémentaires et une éventuelle adaptation pour être utilisée par téléphone pour les personnes qui ont des problèmes de connexion ou d'autorisation (c'est le cas de certaines institutions, comme le service vie associative des Ulis et la Direction Citoyenneté, Jeunesse et Vie Associative du Conseil Départemental de l'Essonne, toutes deux parties prenantes de ce projet).
  • Mattermost (échanger des messages et des informations pour collaborer) a été utilisé en marge de ce projet, dans le cadre du fonctionnement interne du PôleS NOE et des instances de son projet OSCARTES auxquelles participe une partie de l’équipe projet Associations & TIC.
- Augmenter le nombre d'utilisateurs dans les associations concernées
Les formations à l'utilisation de Garradin et Nextcloud pour l'UAU et OSE ZD ont été complétées par une documentation personnalisée qui servira de base de formation pour les nouveaux utilisateurs de ces associations, mais aussi pour l'accompagnement d'autres associations.
- Initier une réflexion collective sur la gouvernance et le modèle économique, social et écologique permettant de pérenniser le projet
En parallèle, en partenariat avec D2Consult, un atelier de construction de la gouvernance partagée et du modèle économique, social et écologique pilotait cette première phase et entamait une réflexion approfondie sur les enjeux numériques et les besoins des associations, et la proposition de valeur du projet.
Les participant⋅es qui ont régulièrement participé à dix ateliers en tout ont permis de :
  • découvrir les six dimensions du modèle socio-économique (telles que proposées dans le référentiel de l’Economie de la Fonctionnalité et de la Coopération) ;
  • identifier les besoins prioritaires des associations sur la question du numérique (réalisation de 6 entretiens - UAU, ATU, ASTI, AVAG, HABITAT & TIC, Ose ZD - et identification des besoins prioritaires, des activités pour les couvrir, montage de portraits robots) : des outils numériques pertinents, des équipements accessibles, un système d'information sécurisé et maîtrisé, un usage du numérique permis à tous ;
  • identifier les activités pertinentes pour couvrir ces besoins : formations aux premiers usages, formations à l'usage des outils de l'association, construction d'une boite à outils mutualisée, proposition de solutions pour consolider les données, audit et conseils auprès des associations, ateliers de mise en conformité réglementaire, accès à des ordinateurs bon marché, proposition d'un support et d'une assistance aux utilisateurs ;
  • identifier des effets utiles pour les personnes et les associations :
    • acquérir des compétences intéressantes sur le marché de l'emploi, permettre l’engagement associatif et dans des initiatives citoyennes ;
    • faciliter le partage des tâches, collaborer, gérer des projets à plusieurs ;
    • se sentir moins seul.e sur tout ce qui est législation, choix de logiciels pertinents, financement ;
    • gagner du temps administratif pour se concentrer sur l'objet social (la tête de réseau devient une "ressource" sur ces sujets pour ses adhérents) ;
    • réduire la fragilité de l’association et la perte de savoir-faire suite au départ ou l'absence d'une personne ;
    • respecter la législation (RGPD, droit à l'image) sans faire plus que ce qui est nécessaire) ;
    • gérer des ressources mutualisées ou partagées entre les associations (matérielles ou compétences ou autre) ;
    • gérer des actions inter-associatives.
  • ébaucher un système d’acteurs impliqués dans le projet et des externalités dont ils pourront bénéficier  :
    • en proposant, par exemple, des formations complémentaires à ce qui est proposé sur le territoire par le Conseil Départemental de l'Essonne, ce qui apporte, pour les partenaires "ressources", une meilleure visibilité, des revenus...
    • en contribuant aux politiques locales ou aux objectifs internes des collectivités territoriales, fondations, bailleurs sociaux...
  • ...ou qui pourraient les affecter et qu'il faudrait donc réduire ou supprimer :
    • pour les tructures ayant des activités proches qui peuvent craindre la concurrence et une moindre participation aux activités qu'elles proposent, il s'agit de veiller à la complémentarité des activités proposées par les uns et les autres, voire de faire appel à eux pour ce qu'ils font déjà ;
    • pour les bénéficiaires eux-mêmes qui pourraient craindre une concurrence entre les activités numériques et les autres activités (s'occuper du numérique plutôt que du projet associatif), il s'agit de travailler sur les effet utiles, le gain de temps après l'appropriation des outils ;
    • etc.
L'ensemble de ce travail a confirmé la pertinence de ce projet au regard des besoins numériques des associations partenaires et de préfigurer les principaux axes pour la suite du projet :
  • la question de l’investissement en temps nécessaire pour tirer profit du numérique en travaillant sur les effets utiles observables dans les associations qui ont fait le pas,
  • la problématique de l’accessibilité du matériel,
  • les problèmes de maintenance, d’harmonisation des solutions, etc,
  • les problématiques de l’hébergement des solutions,
  • l’extension et la mise à disposition de la boîte à outils à de nouveaux logiciels et de nouvelles associations,
  • la construction du modèle socio-économique et notamment sa dimension financière.
La seconde phase du projet doit permettre de tirer profit du travail réalisé dans la première phase :
- donner accès aux applications validées de la boite à outils (Nextcloud et Garradin) à d'autres associations ;
- prolonger la recherche d'applications pertinentes pour les échanges internes et externes au sein des associations (valider BigBlueButton et Mattermost ou identifier d'autres solutions) ;
- valoriser la démarche d'accompagnement expérimentée lors de la première phase par une nouvelle offre ;
- prolonger et affermir le travail de réflexion sur le modèle socio-économique.
Ainsi, les objectifs visés sont les suivants :
- Former des bénévoles associatifs
Il s'agit de la conception, logistique et réalisation d'ateliers de formation sur trois thématiques identifiées dans nos travaux :
- Les fondamentaux du numérique visant à comprendre et s'approprier les notions fondamentales du numérique, de la sécurité informatique et de la protection des données pour être à l'aise avec les outils numériques et le vocabulaire associé.
- L'organisation de l'association appliquée avec Nextcloud visant à découvrir et à mettre en oeuvre la plateforme open source Nextcloud conçue spécifiquement pour stocker, organiser, partager des documents et travailler ensemble.
- La gestion de l'association appliquée avec Garradin visant à découvrir et à mettre en oeuvre l'application open source Garradin conçue spécifiquement pour optimiser la gestion des adhérents et de la comptabilité des associations.

En savoir plus A noter : le programme a été construit afin d'assurer une complémentarité avec les formations proposées par le Conseil Départemental de l'Essonne.

- Consolider la boite à outils numériques
Après un bilan approfondi de l'utilisation des outils non encore validés (BigBlueButton et Mattermost) nous proposerons des ateliers collectifs à nos associations partenaires afin de définir les conditions d'utilisation de ces outils et, soit les valider, soit en chercher de nouveaux.
- Diffuser la boite à outils numériques
En complément des formations ci-dessus, nous proposerons deux types d'accompagnement :
  • des ateliers collectifs permettant d'accompagner la mise en place et l'adoption des applications de la boite à outils par les associations intéressées (une contribution basée sur ,le concept de dépense acceptable leur sera demandée).
  • un accompagnement individualisé qui, en s'appuyant sur la boite à outils et les autres ressources développées lors de ce projet, propose une co-analyse du besoin, la rédaction d’un cahier des charges le cas échéant, une aide au choix des applications, la configuration personnalisée et d'autres personnalisations si nécessaire des applications choisies, et un accompagnement des utilisateurs à la prise en main des applications.
- Péréniser le projet
Il s'agit d'approfondir le modèle socio-économique pour:
- pour permettre la pérennisation du projet en particulier sur sa dimension financière,
- qualifier les effets utiles apportés par le numérique dans les associations grâce notamment à des témoignages et des ateliers de partage d'expérience,
- préfigurer les phases suivantes du projet.